Esta persona será la encargada de varias funciones
destinadas a la mejora y mantenimiento del inmueble, a fin de garantizar las condiciones de seguridad, comodidad y decoro establecidas por el artículo 8 de la ley 13.512 de Régimen de la Propiedad Horizontal.
Es una actividad que genera a su vez un gran movimiento de fondos, lo que involucra un control activo por parte de todos los copropietarios. En algunos casos puede suceder que la contratación de alguien poco idóneo derive en problemas futuros para el consorcio. Por esta razón será necesario que se conozcan, en primer lugar, las tareas y responsabilidades del administrador, para verificar su cumplimiento y si se están llevando a cabo de forma correcta.
Los administradores deben:
- Contratar personal en relación de dependencia (encargados, auxiliares, serenos) y realizar los aportes relacionados con cargas sociales, obra social y cuota sindical de estos empleados. Hay que tener en cuenta que cualquier reclamo de estos trabajadores en caso de incumplimiento, caerá sobre el consorcio.
- Contratar servicios mensuales de mantenimiento y limpieza para garantizar el correcto funcionamiento de las instalaciones.
El consorcio deberá exigirle siempre que pida varios presupuestos y cotizaciones. A su vez el administrador tiene que verificar que la empresa de servicios que contrató, haya realizado los seguros y las cargas sociales de su personal, porque, si un empleado se accidenta y no está asegurado, el administrador y el consorcio son solidariamente responsables de lo sucedido.
- Comprar diversos artículos y bienes para el uso del edificio (artículos de limpieza; lámparas de luz; bolsas de residuos; alfombras; espejos, etc.). El consorcio debe exigir permanentemente las facturas que acrediten esas compras.
- Cumplir con las Ordenanzas Municipales -(calderas, matafuegos, ascensores, limpieza de tanques de agua, luces de emergencia, etc.).
- Contratación de seguros -(integral de Consorcios; incendio; vida obligatoria; responsabilidad civil, etc.).
Liquidar remuneraciones y cargas sociales; pagar impuestos, tasas y contribuciones, etc.
En todas estas cuestiones si el obrar del administrador es defectuoso, todas las consecuencias caerán sobre el consorcio.
Actuar como un auxiliar notarial en la emisión del “Certificado de Informe y Estado de Deuda”, cuando se realiza la escritura traslativa de dominio por la venta de una unidad funcional.
Un problema recurrente es la aprobación de las Rendiciones de Cuentas Anuales por parte de las Asambleas Ordinarias sin haberse efectuado previamente profundos controles sobre la documentación respaldatoria y registraciones que ha realizado el Administrador. Muchas veces por desconocimiento se está dando la aprobación a maniobras fraudulentas por parte del administrador.
De allí la importancia de la creación de un consejo de administración, que oficie de intermediario entre el consorcio y el administrador. Suelen formarlo cuatro o cinco copropietarios, encargados de supervisar las cuentas, comparar presupuestos y buscar otros más baratos y controlar que las cosas se hagan.
Una herramienta de suma utilidad es la realización de una auditoria de las cuentas del consorcio encargada a un contador. Con una sola revisión de este tipo por año será suficiente y se obtendrán datos sensibles del desempeño del administrador.
Además el consorcio cuenta finalmente con la posibilidad de remover al administrador debiendo convocar a una asamblea extraordinaria notificando con quince días como mínimo de anticipación a los copropietarios de la celebración de la misma el tema a tratar, fecha, hora y lugar de reunión. Puede hacerlo por nota firmada, carta documento o por el orden del día colocado en un lugar visible del edificio.
Debe designarse al presidente del consejo de administración o a un copropietario para dirigir la asamblea y otra persona para que escriba en el acta de reunión, todo lo que suceda en ella. Hay que analizar los pasos de la remoción, pues la asamblea debe cumplir ciertos requisitos, por lo que es importante contar con el auxilio de un abogado pues el reglamento de copropiedad es complejo y puede darse a malas interpretaciones.
El administrador tiene 90 días para entregar la documentación: libro de actas, planos, cargas sociales, recibo de sueldo, etc. Antes de echarlo, el consorcio no puede deberle salarios, ya que una mala administración, no es pretexto para que no cobre.